访问员工电子邮件：业务需求与隐私权之间的微妙平衡

在企业运营中，访问员工电子邮件有时似乎是公司的必需品。无论是为了调查现有员工的涉嫌不当行为，还是为了在员工长期缺勤期间促进运营管理，亦或是简化员工离职后的过渡，原因可能多种多样。然而，这项任务并不简单，因为涉及许多复杂性，尤其是考虑到《通用数据保护条例》（GDPR）规定的规则时。

并非完全自由
尽管公司电子邮件地址可能被认为是公平的，因为它是由雇主提供的，并且在专业环境中使用，但事实并非如此。公司电子邮件总是包含大量个人数据，从而触发GDPR 规则的全部内容。此外，公司收件箱通常会包含员工的私人（非商业）信息，员工可能使用电子邮件地址发送和接收工作任务之外的消息。尽管电子邮件地址原则上与专业环境相关，但必须保护地址背后个人的隐私和权利。

适用法律依据
每次处理个人数据都必须依赖 GDPR 建立的法律基础之一。

一些雇主试图以他们之间的合同为由，证明访问员工电子邮件的合理性。然而，事实并非如此简单。访问员工的电子邮件地址通常对于履行雇佣合同来说不是必要的，因此该法律依据在这种情况下几乎不适用。

对于这种情况，有时会考虑的另一个法律依据是员工的同意。虽然它可能在某些情况下发挥作用，但它也有几个缺点：首先，通常很难获得员工的有效同意，因为双方之间的等级关系可能会影响其自愿性。员工可能会感到为了取悦公司而被迫同意，但这会使同意立即失效。收集员工的有效同意是一个复杂的话题，需要证明员工没有被强迫并且获得了合法的替代方案，但情况并非总是如此。其次，不能保证获得同意。例如，当目的是获取针对员工涉嫌不当行为的证据时，员工很难同意访问他们的电子邮件。此外，意大利商业传真列表 同意可以随时撤回，这使得处理的基础变得不太确定。最后，对于前雇员来说，如果没有办法联系他们，可能无法获得同意。

访问电子邮件的另一个可能依据是公司的合法利益。该基础要求进行合法利益评估，其中确定访问的有效目的，分析处理的必要性和相称性，并考虑数据主体的权利，以确定数据主体的权利和自由是否凌驾于公司的利益之上。这种合法利益评估是一种技术分析，需要深入了解隐私法规，最好由该领域的专家来完成。

权威决策：欧洲的经验教训
欧洲当局的几项决定为访问员工电子邮件的复杂性提供了宝贵的见解。以下是一些最有启发性的观点。

匈牙利：
匈牙利数据保护局的三项决议（1、2、3）强调了制定管理电子邮件账户使用和控制的内部政策的重要性。建议雇主提前告知员工访问其收件箱的计划，提供数据控制的机会，并允许员工在场或派代表保护他们的利益。

挪威：
2021 年 6 月，挪威数据保护局对一名雇主处以 13,000 欧元的罚款，原因是该雇主在一名员工离职后六周内访问了该员工的电子邮件帐户。数据保护机构表示，没有法律依据证明此类访问是正当的。该机构还公布了一些关于电子邮件检查的规则：雇主必须拥有合法利益，访问电子邮件必须是追求该利益所必需的，并且雇主的利益必须超过雇员的感情。关于雇主的合法利益，可以是保障企业的运营，也可以是存在合理怀疑，即员工使用该材料可能导致严重违反其职责。