克服开发符合 GDPR 的数据删除框架的挑战

《通用数据保护条例》（GDPR）改变了公司管理个人数据的方式，对数据删除提出了严格的要求。根据 GDPR，个人数据不能无限期地存储，公司必须制定全面的删除框架，如下面详细解释的那样。然而，创建和实施这些框架对组织来说面临着重大挑战。在本文中，我们探讨了公司在开发数据删除概念时面临的最艰巨的障碍。

缺乏明确的删除定义
GDPR本身并没有对“删除”做出准确的定义。从技术角度来说，删除涉及使数据及其内容永久无法访问，从而无法进一步处理或恢复。不可恢复的删除、数据停用和可恢复的存档之间的区别至关重要，并且会给组织带来混乱。值得强调的是，如果不符合删除要求，则将数据记录指定为非活动状态。实际上，从存储设备或数据库中简单删除驱动器或数据库中的数据通常就足够了，但实现真正的数据不可逆性可能很复杂且耗费资源。

缺乏标准删除模板
缺乏删除概念的标准化模板带来了重大挑战。公司经常要努力解释复杂的法律标准，例如DIN 66398，并浏览一般的法律理论文本。由于缺乏关于如何处理该主题的具体指导，组织难以制定和实施删除框架。对于需要建立全面的全球数据删除框架、涵盖多个司法管辖区的保留要求的公司集团来说，挑战越来越大。

缺乏定制文档
制定一份单独的、冗长的理论文档来概述整个删除概念是非常实用的。相反，组织应该致力于开发定制的文档。例如，一份概述基本删除程序和术语的通用文件，以及针对各个部门和 IT 系统的具体工作说明。这种方法可确保员工能够快速获取相关信息，从而提高对理念的坚持。该综合文件提供了删除的总体指导方针，为合规提供了广泛的框架，而具体的工作指示则旨在满足各个部门的独特需求。

数据保留期限的模糊性
主要挑战之一源于 GDPR 对于具体删除期限的模糊规定。 GDPR 没有指定数据保留的确切删除期限或时间表，新西兰商业传真列表 因此很难确定数据何时不再需要用于其原始目的。此外，删除框架的制定需要数据保护顾问、其他法律专业人士和税务顾问的合作，以审查成文法规定的保留义务，这使得创建删除概念对于拥有庞大数据库和被忽视的删除义务的组织来说成为一项艰巨的任务。

综合数据评估
制定删除概念需要全面了解所处理的个人数据。这需要识别实际处理的个人数据、个人数据所在的位置、其目的以及访问个人数据的相关部门。不同公司的数据处理操作各不相同，因此不仅需要映射所处理的精确个人数据，还需要不断更新这些数据。

缺乏数据删除的法律依据
删除被视为一种数据处理形式，需要法律依据。过早或不当删除应该根据目的继续存储或积极使用的数据可能会导致数据保护违规。 GDPR 的存储限制原则强调，只有当数据不再需要用于其预期目的时才应删除数据。非法删除数据会剥夺数据主体的控制权。此外，非法删除会带来严重后果，尤其是在处理医疗记录等敏感信息时。此类行为可能会给数据主体带来问题，在某些情况下甚至会带来危险的后果。

IT部门的关键参与
每个组织的 IT 部门在建立可实施的删除框架方面发挥着关键作用。它负责定义删除的技术实现方式，包括是否应该手动、自动或部分自动，以及数据是否可以被销毁或匿名化。数据保护官、法律专家、IT 部门和其他部门以及适用情况下的工会之间的合作是必不可少的。法律义务，例如艺术。 87 BetrVerfG可能需要工作委员会在此过程中的投入。

技术障碍
如果保留期较长，组织必须决定是否保留整个数据集或删除与特定保留期无关的数据。对于公司集团在全球使用的系统来说，这种部分删除尤其复杂。另一个使彻底删除个人数据变得复杂化的数据源是使用备份。此外，许多组织采用的软件系统完全缺乏数据删除选项，导致数据保留无限期。这些系统对于 GDPR 合规性提出了重大挑战。